Oficina de Planeación

Funciones

Jefe de la División de Planeación

Son funciones del Jefe de la División de Planeación de la Universidad Francisco de Paula Santander, las siguientes:

• Coordinar y participar en la formulación y determinación de los planes y programas de planeación de la Universidad, para cual deberá recopilar, ordenar y suministrar la información relacionada con las actividades de la Universidad.
• Dirigir, supervisar, promover y participar en los estudios e investigaciones que permitan mejorar la prestación de los servicios a su cargo y el oportuno cumplimiento de los planes, proyectos y programas.
• Asistir a las directivas de la Universidad y asesorar a los órganos de dirección y gobierno de la Universidad en la adecuada aplicación de las normas y procedimientos propios del ámbito de la planeación.
• Administrar, dirigir, controlar y evaluar el desarrollo de los programas, proyectos y las actividades de la dependencia y del personal a su cargo.
• Proponer e implementar los procedimientos e instrumentos requeridos para mejorar la prestación de los servicios a cargo de la División de planeación y las diversas dependencias de la Universidad.
• Rendir los informes que le sean solicitados y los que normalmente deban presentarse a cerca de la gestión adelantada en el área de su desempeño.
• Asesorar a los organismos responsables de la autoevaluación institucional en el desarrollo de los modelos, estándares y normas sobre desempeño, a fin de garantizar la calidad de los procesos que tienen lugar en la Universidad.
• Asesorar a las diversas dependencias académicas y administrativas de la entidad en la definición de los niveles de planeación, grados de participación de los organismos y estamentos universitarios, elaboración de proyectos, planes y programas, los canales de comunicación, los sistemas de información y en los procesos de toma de decisiones.
• Elaborar y proponer los modelos conceptuales y de gestión que se requieren en los procesos académicos y administrativos que tienen lugar en la Universidad.
• Apoyar a la Subdirección Administrativa en los procesos de planeación económica y presupuestal, y en la preparación del proyecto de presupuesto anual de la entidad.
• Elaborar los proyectos sobre utilización, requerimiento y modificación de la Planta Física de la entidad, con el apoyo de la Sección de Planeación física y administrativa y el Comité Administrativo.
• Elaborar el Plan de Desarrollo.
• Presentar Informe de Indicadores de Gestión.
• Los demás que asignen los reglamentos específicos.

Jefe de la Sección de Planeación Académica

Son funciones del Jefe de la Sección de Planeación Académica de la Universidad Francisco de Paula Santander Seccional Ocaña, las siguientes:

• Participar en la formulación y en la determinación de los planes y programas de planeación académica de la Universidad Seccional.
• Dirigir, supervisar, promover y participar en los estudios e investigaciones, que permitan mejorar la prestación de los servicios de planeación académica de la Universidad, y el oportuno cumplimiento de los planes y proyectos del área de trabajo.
• Asistir a las directivas de la Universidad y a los órganos de administración y gobierno en la adecuada aplicación de las normas y procedimientos de planeación académica.
• Proponer e implementar los procedimientos e instrumentos requeridos para mejorar la prestación de los servicios de la dependencia a su cargo.
• Rendir los informes que le sean solicitados y los que normalmente deban presentarse a cerca de la gestión del área de desempeño.
• Coordinar con las unidades y organismos académicos los procesos de planeación académica en los campos de la docencia, la investigación y la extensión dentro del marco de la política institucional.
• Brindar asesoría en materia de desarrollo de métodos y procedimientos sobre planeación curricular, investigación y extensión.
• Elaborar junto con las dependencias académicas los criterios y metodologías para la evaluación de los planes y programas de estudio, investigación y extensión.
• Elaboración del PEI.

Jefe de la Oficina de Planeación Física y Administrativa

Son funciones del Jefe de la Oficina de Planeación Física y Administrativa de la Universidad Francisco de Paula Santander Seccional Ocaña, las siguientes:

• Participar en la formulación y en la determinación de los planes y programas de planeación física y administrativa de la Universidad Seccional.
• Elaboración del Presupuesto Anual.
• Dirigir, supervisar, promover y participar en los estudios e investigaciones, que permitan mejorar la prestación de los servicios de planeación física y administrativa de la Universidad, y el oportuno cumplimiento de los planes y proyectos del área de trabajo.
• Asistir a las directivas de la Universidad y a los órganos de administración y gobierno en la adecuada aplicación de las normas y procedimientos de planeación física y administrativa.
• Proponer e implementar los procedimientos e instrumentos requeridos para mejorar la prestación de los servicios de la dependencia a su cargo.
• Rendir los informes que le sean solicitados y los que normalmente deban presentarse a cerca de la gestión del área de desempeño.
• Coordinar con las unidades académicas y administrativas de la universidad, las actividades de planeación y evaluación que garantice su desarrollo organizacional.
• Elaborar y proponer a las directivas de la universidad los modelos que deben seguirse en la organización, racionalización, ejecución y control de las actividades administrativas.
• Presentar a las directivas de la Universidad los estudios técnicos sobre las necesidades que en materia de planta física padece la Universidad, a efectos de que se adelanten los proyectos de construcción, ampliación y remodelación a que haya lugar.
• Elaborar los proyectos, planos y diseños para la ejecución de las obras civiles que adelante la Universidad tendientes a la construcción, ampliación y remodelación de la planta física, así como supervisar su ejecución, para garantizar que los mismos se ajusten a las condiciones técnicas y económicas previstas.
• Elaborar los presupuestos de obras, con descripción de las cantidades y calidades de los materiales, equipos y personal requerido para su ejecución.
• Coordinar junto con la Subdirección Administrativa la ejecución de las obras civiles que deban ser realizadas directamente por la Universidad.

Secretaria de Planeación

Son funciones de las Secretarias Ejecutivas de la Universidad Francisco de Paula Santander Seccional Ocaña, las siguientes:

• Recibir, revisar, clasificar, radicar, distribuir y controlar los documentos, datos, elementos y correspondencia relacionados con asuntos de competencia de la dependencia a la cual esté asignada.
• Llevar y mantener actualizados los registros de carácter técnico, administrativo y financiero y responder por la exactitud de los mismos.
• Orientar a los usuarios del respectivo despacho y suministrar la información que le sea solicitada de conformidad con los procedimientos establecidos.
• Desempeñar funciones de oficina y de asistencia administrativa encaminadas a facilitar el desarrollo y ejecución de las actividades del área de desempeño.
• Coordinar las tareas de secretaría con el personal auxiliar que le sea asignado a la dependencia.
• Mantener informado a su superior inmediato sobre las actividades prevista en la agenda de trabajo diario.
• Proyectar y elaborar previa revisión del jefe del despacho al cual está asignada, las comunicaciones, memorandos y trabajos que le sean asignados.
• Responder por el buen uso y seguridad de los bienes muebles y elementos de oficina que le sean suministrados, debidamente inventariados, para el desempeño de las funciones propias del cargo.
• Atender las llamadas telefónicas del despacho y brindar la información y asesoría que requieran los interesados conforme a los procedimientos establecidos.

Actividades

Documentos Generados por la dependencia (para servicios)

• Proyecto educativo institucional(PEI).
• Indicadores de gestión.
• Indicadores Sistema Universitario Estatal (SUE).
• Plan de desarrollo.
• Plan de acción.

Proyectos

• Reglamento interno de trabajo.
• Estadísticas de la Universidad.
• Sistema de estímulos.
• Código de Ética.
• Manual de compras.
• Manual de funciones.
• Evaluación de desempeño.
• Normograma.
• Manual de procedimientos.
• Plan de manejo de riesgos.
• Elaboración de acuerdo de acuerdos de gestión.
• Manual de indicadores.
• Manual de bienes y servicios.
• Sistema de gestión de calidad.

Servicios

Estudiantes:Asesorias, Prácticas, Elaboración de proyectos.

Egresados, docentes, administrativos y comunidad en general:Asesoria en aspectos académicos, administrativos, estadísticos, investigativos y arquitectónicos.

Principios

Equidad

Disposición del animo que mueve a dar a cada uno lo que merece.

Responsabilidad

Capacidad existente en todo sujeto activo de derecho para reconocer y aceptar las consecuencias de un hecho realizado libremente.

Servicio

El servicio es una responsabilidad de todos los miembros de la institución y compromete a todos por igual; este servicio debe darse en la relación humana, la gestión administrativa y todos los procesos de la universidad, mediante el ofrecimiento a sus clientes tanto internos como externos.

Tolerancia

Respeto a las ideas, creencias o practicas de los demás cuando son diferentes o contrarias oficialmente.

Organización del Personal

Jefe de la dependencia
economista , JORGE CAÑIZARES ARÉVALO